Google Calendar und AI-Agenten
Für Nachhilfelehrer, Barbiere, Praxen und Selbstständige ist der Kalender das Geschäft. Der Agent hält die Terminvergabe: bestätigen, verlegen, eine Doppelbuchung vor dem Kunden bemerken und am Vortag erinnern. Die Zeiten, die Sie sich selbst freihalten, bleiben Ihre.
Was ein Agent in Google Calendar tut
- Bestätigt eine Buchung und legt den Termin mit Name, Leistung und Dauer an.
- Verlegt einen Termin, wenn der Kunde fragt, und bietet dabei nur wirklich freie Zeiten an.
- Sieht eine Überschneidung vor dem Kunden: zwei Leute auf einem Platz kommen nie bis zur Tür.
- Erinnert am Tag davor — genau das macht aus einer Buchung ein Erscheinen.
- Hält Ihre eigenen Blöcke zu: die Mittagspause, die Fahrt zwischen den Standorten, die Stunde für die Vorbereitung.
Abläufe, die von selbst starten
Ein Playbook ist kein Knopf, sondern ein Ablauf mit einer Bedingung, die ihn startet. Diese drei werden rund um den Kalender am häufigsten eingerichtet.
Ein Kunde möchte verlegen
Eine Nachricht kommt an: „Geht auch ein anderer Tag?“
- Den Termin des Kunden finden und klären, was genau verschoben wird
- Zwei oder drei tatsächlich freie Zeiten anbieten statt der ganzen Woche
- Nach dem Ja verlegen und die neue Zeit zurückschicken
- Ihnen vorlegen, wenn die Verlegung unter Ihre Regel zur späten Absage fällt
Ein Platz wird frei
Jemand sagt ab und reißt ein Loch in den Tag
- Nachsehen, wer nach dieser Zeit gefragt hat und leer ausgegangen ist
- Das Fenster den Wartenden anbieten, in der Reihenfolge der Anfragen
- Den Ersten eintragen, der zusagt, und das Angebot für die Übrigen schließen
Der Tag davor
24 Stunden vor dem Termin
- Die Termine von morgen zusammenstellen
- Jedem Kunden Zeit, Adresse und Leistung schicken
- Markieren, wer nicht geantwortet hat, damit Sie das Risiko sehen
- Zeit, die eine Absage frei macht, zurück in die freien Plätze geben
Wo der Agent aufhört
- Fremde Termine verlegt oder storniert er nicht von sich aus: Ihre Mitarbeiter und Kollegen haben einen eigenen Kalender, und die Anfrage geht an sie.
- Ihre Verfügbarkeit zeigt er nur in dem Rahmen, den Sie geöffnet haben — freie Zeiten, nie den Inhalt des Tages.
- Eine Doppelbelegung legt er offen, statt sie zu erraten; wer verschoben wird, entscheiden Sie.
- Alles, was den Kunden Geld kostet — eine Gebühr für die späte Absage, eine kostenpflichtige Verlegung —, kommt unbeantwortet zu Ihnen.
FAQ
Sieht der Agent meinen gesamten Kalender?
Nur die Kalender, die Sie ihm öffnen — den privaten müssen Sie gar nicht anbinden. Und nach außen, zum Kunden, geht nicht der Inhalt eines Tages, sondern freie Zeit. Die Liste der Kalender ändern Sie jederzeit.
Kann er zwei Kunden auf denselben Platz buchen?
Vor jedem Eintrag sieht er in den Kalender, von seiner Seite also nicht. Eine Buchung, die am Kalender vorbei entstanden ist — am Telefon, an der Tür —, kann trotzdem kollidieren. Dann meldet er die Überschneidung, statt selbst zu entscheiden, wer weichen muss.
Was, wenn ein Kunde eine Stunde vorher absagt?
Die Absage trägt er ein und gibt die Zeit wieder frei. Ob dafür eine Gebühr fällig wird, entscheiden Sie: Ihre Regel wird bei der Einrichtung festgehalten, und einen Betrag nennt der Agent einem Kunden nicht von sich aus.
Bei uns hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Kalender. Geht das?
Ja. Er liest die Kalender, die Sie freigeben, und trägt nur in die ein, die Sie ihm dafür geöffnet haben. Fremde Termine bleiben unberührt: eine Verlegung fragt er bei dem an, dem der Termin gehört.
Wo das vorkommt
Durchgänge, in denen Google Calendar einen Teil des Ablaufs trägt.
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Das Problem ist nicht, dass Sie keine Beiträge schreiben können. Zwischen zwei Terminen fehlen schlicht Zeit und Kopf. Hier steht, was komplett wegfällt und was als wöchentliche Freigabe bleibt.
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