HubSpot und AI-Agenten
Ein CRM ist nur so viel wert, wie jemand hineinschreibt — und hineinschreiben will niemand. Der Agent hält fest, wie ein Telefonat oder eine Mail wirklich ausgegangen ist, bemerkt den Deal, der sich seit drei Wochen nicht bewegt hat, und legt Ihnen die Nachfrage hin, zu der Sie nie gekommen sind.
Was ein Agent in HubSpot tut
- Hält das Ergebnis eines Telefonats oder einer Korrespondenz am richtigen Deal fest — mit dem, was tatsächlich gesagt wurde.
- Beobachtet die Pipeline und zeigt die Deals, die länger als üblich in einer Phase liegen.
- Ergänzt einen Datensatz um das, was ohnehin schon bei Ihnen angekommen ist: Firma, Position, Herkunft der Anfrage.
- Bereitet die nächste Nachricht vor: was zugesagt wurde, bis wann, und was offen geblieben ist.
- Markiert den Kontakt, der still geworden ist, samt Datum der letzten echten Antwort.
Abläufe, die von selbst starten
Ein Playbook ist kein Knopf, sondern ein Ablauf mit einer Bedingung, die ihn startet. Diese drei werden am häufigsten eingerichtet.
Ein Deal bleibt liegen
Ein Deal liegt seit 14 Tagen in derselben Phase
- Den letzten Schriftwechsel und die letzte Gesprächsnotiz heraussuchen
- Klären, ob das eine normale Wartezeit ist oder der Faden einfach abgerissen ist
- Die nächste Nachricht entwerfen: was zugesagt wurde, von wem, bis wann
- Sie Ihnen zur Freigabe vorlegen — ohne die geht nichts raus
Ein neuer Lead kommt herein
In HubSpot landet ein neuer Lead aus dem Formular oder dem Postfach
- Prüfen, ob es die Firma oder den Kontakt schon gibt, und das sagen, statt zusammenzuführen
- Ergänzen, was die Anfrage selbst hergibt: Firma, Rolle, woher sie kommt
- Die Zuständigkeit nach der Regel vergeben, die Sie gesetzt haben
- Die erste Antwort vorbereiten, damit Sie sie abschicken
Ein Termin ist zu Ende
Ein Telefonat oder ein Termin aus dem Kalender endet
- Innerhalb einer Stunde am Deal festhalten, was vereinbart wurde
- Den nächsten Schritt und sein Datum eintragen, sofern eines genannt wurde
- Den Deal markieren, wenn überhaupt kein nächster Schritt genannt wurde
Wo der Agent aufhört
- Er hält fest und bereitet vor. Was ein Deal wert ist und wann er geschlossen wird, ist eine Einschätzung — und die bleibt bei Ihnen.
- An einen Kunden schreibt er nicht von sich aus: Der Entwurf wartet auf Ihre Freigabe, so naheliegend er auch aussieht.
- Einen nächsten Schritt erfindet er nicht. Wurde nichts vereinbart, schreibt er genau das — es wurde nichts vereinbart.
- Datensätze löscht und führt er nicht zusammen: Ein falsch zusammengeführter Kontakt ist kaum wieder zu trennen, deshalb bekommen Sie Dubletten als Liste.
FAQ
Verändert der Agent unsere Daten in HubSpot?
Er ergänzt das, was Sie ihm erlauben: Gesprächsnotizen, Aktivitäten, fehlende Felder im Datensatz. Deal-Phase und Betrag rührt er nicht an — das ist Ihre Einschätzung. Löschen und Zusammenführen sind für ihn grundsätzlich nicht erreichbar.
Unser CRM ist längst unordentlich und voller Dubletten. Räumt er das auf?
Er zeigt es Ihnen: Er findet Firmen und Kontakte, die nach demselben aussehen, und bringt sie als Liste mit der Begründung, warum er das annimmt. Die Entscheidung zum Zusammenführen treffen Sie, denn ein falsch zusammengeführter Datensatz lässt sich nachher nicht mehr trennen.
Müssen wir unsere Pipeline für den Agenten umbauen?
Nein. Er arbeitet mit Ihren Phasen und Ihren Eigenschaften, so wie sie sind. Er braucht von Ihnen eine einzige Regel — nach wie vielen Tagen in einer Phase ein Deal als liegen geblieben gilt.
Braucht es einen HubSpot-Administrator, um das anzubinden?
Für den Zugang zum Portal ja — die Rechte vergibt ein Administrator, und wie weit dieser Zugang reicht, legen Sie fest. Danach läuft die Einrichtung im Gespräch, ohne dass Sie Tokens oder Berechtigungen von Hand setzen.
Wo das vorkommt
Durchgänge, in denen HubSpot einen Teil des Ablaufs trägt.