Trello und AI-Agenten
Ein Board ist an einem Abend aufgesetzt und sieht ungefähr eine Woche lang gut aus. Ein halbes Jahr später hängen vierzehn Karten in „In Arbeit“, die Hälfte davon sind Überschriften ohne Inhalt, und niemand weiß mehr, was auf ihnen eigentlich noch zu tun ist. Der Agent arbeitet auf den Boards, die Sie ihm geöffnet haben, und hält sie ehrlich: eine Karte soll beschreiben, was von der Arbeit übrig ist, und alles Liegengebliebene soll sichtbar sein, ohne dass jemand danach sucht.
Was ein Agent in Trello tut
- Arbeitet auf den Boards, die Sie ihm geöffnet haben, und sieht sich die übrigen nicht an.
- Macht aus einer zweizeiligen Anfrage eine richtige Karte: der Titel ist ein Ergebnis, die Beschreibung hält fest, was bekannt ist, die Checkliste, was offen ist.
- Zeigt die Karten, die länger in einer Spalte stehen als die Frist, die Sie gesetzt haben.
- Gleicht den Titel einer Karte mit ihrer Checkliste ab und sagt es, wenn beide auseinandergelaufen sind.
- Führt den Board-Durchgang: was steht, was ohne Verantwortlichen ist, was fertig aussieht und nie geschlossen wurde.
Abläufe, die von selbst starten
Ein Playbook ist kein Knopf, sondern ein Ablauf mit einer Bedingung, die ihn startet. In Trello kommt diese Bedingung meist vom Board selbst: eine Karte, die sich nicht mehr bewegt, eine hereinkommende Anfrage, der Tag, den Sie für den Durchgang vorgesehen haben.
Eine Karte bewegt sich nicht mehr
Eine Karte steht länger in einer Spalte als die Frist, die Sie gesetzt haben
- Nachsehen, was auf der Karte zuletzt passiert ist und wann
- Den Verantwortlichen im Kommentar fragen, was tatsächlich noch offen ist
- Die Checkliste an die Antwort anpassen und Ihnen die Änderung vorlegen, bevor sie eingetragen wird
- Die Karte in den Durchgang nehmen, wenn bis zur Frist keine Antwort kommt
Aus einer Anfrage wird eine Karte
Es kommt eine Anfrage herein, aus der eine Karte werden soll
- Herausarbeiten, welches Ergebnis verlangt wird, und nicht, welches Thema genannt wurde
- Den Titel als dieses Ergebnis schreiben und die Beschreibung aus dem Bekannten aufbauen
- Gesondert auflisten, was zum Anfangen noch fehlt
- Die Karte ohne Zuständigen in die Eingangsspalte legen — Spalte und Termin bleiben bei Ihnen
Der Board-Durchgang
Der Wochentag, den Sie für den Board-Durchgang festgelegt haben
- Die Karten ohne Bewegung, ohne Verantwortlichen und ohne Termin zusammenstellen
- Die markieren, bei denen Titel und Checkliste Verschiedenes sagen
- Vorschlagen, was geschlossen oder archiviert werden kann — als Liste, nicht als Handlung
Wo der Agent aufhört
- Prioritäten setzt er nicht: was wichtiger ist, entscheiden Sie — er zeigt, was los ist, er sortiert es nicht.
- Fremde Karten weist er niemandem neu zu: ein Wechsel des Zuständigen ist erst eine Frage und noch keine Handlung.
- Eine Karte, die sich nicht klar schreiben lässt, kommt als Frage zurück und nicht als Vermutung.
- Das Board ist nur so wahr wie das, was die Leute darauf eintragen; und wenn der Agent schließt statt liest, sagt er es.
FAQ
Verschiebt und archiviert der Agent meine Karten?
Verschieben nur dort, wo Sie es erlaubt haben, und nur nach einer Regel, die Sie selbst gesetzt haben. Archivieren nicht: er legt Ihnen die Liste dessen vor, was erledigt aussieht, und wartet. Das Archiv in Trello lässt sich zurückholen, aber eine Karte, die niemand wiederfindet, kostet mehr als eine Zeile zu viel im Durchgang.
Muss ich ihm alle Boards öffnen?
Nein. Trello vergibt den Zugriff boardweise: Sie öffnen die, die Sie wollen, die übrigen existieren für den Agenten nicht. Die Liste ändern Sie jederzeit.
Unser Board wird locker geführt: die Hälfte der Spalten bedeutet nichts, Termine gibt es kaum. Funktioniert das trotzdem?
Ja, und meistens fängt es genau dort an. Der Agent braucht zwei Dinge von Ihnen: welche Spalte „in Arbeit“ heißt und wie lange eine Karte dort stehen darf. Labels, Termine und Vorlagen können später dazukommen, falls Sie sie überhaupt wollen.
Was, wenn der Titel das eine sagt und die Checkliste das andere?
Er zeigt Ihnen die Abweichung und fragt, was stimmt, statt sich für eines zu entscheiden. Meist ist es kein Fehler, sondern Arbeit, die sich unterwegs verändert hat — und das weiß nur, wer sie macht.
Wo das vorkommt
Durchgänge, in denen Trello einen Teil des Ablaufs trägt.