Agente de IA para el control de plazos
Avisos tiene todo el mundo, y saltan el día en que la cosa ya hay que entregarla. El agente cuenta al revés: desde la fecha hacia atrás, hasta el punto en que la preparación todavía cabe en el tiempo que queda. Desde ese día empieza a reunir lo que falta, en vez de esperar a que te acuerdes.
Qué hace un agente de plazos
- Lleva en un solo sitio las fechas cuyo olvido se paga: declaraciones, renovaciones, fechas de contrato, compromisos con clientes.
- Cuenta desde cada fecha hacia atrás y dice el día en que hay que empezar a preparar, no el día en que ya es tarde.
- Comprueba ese día qué está ya reunido y dice exactamente qué no lo está.
- Reclama a quien debe el documento o la respuesta — a esa persona, en vez de avisarte a ti de que estás esperando.
- Enseña las semanas en las que las fechas se amontonan, con tiempo suficiente para poder separarlas.
Procesos que arrancan solos
Un playbook no es un botón: es un proceso con una condición que lo dispara. Estos tres son los que más se montan alrededor de las fechas.
Un plazo entra en su ventana de preparación
Hasta la fecha queda exactamente el tiempo que lleva prepararla
- Repasar qué hay ya para esa fecha y qué falta
- Abrir una tarea con el día en que todo tiene que estar en la mano
- Pedir lo que falta a quien lo debe
- Darte una lista corta: qué está listo, qué está pendiente y de qué respuesta depende el resto
El documento necesario no ha llegado
Ha pasado el día en que el documento para esa fecha tenía que llegar y no ha entrado nada
- Comprobar que no ha entrado por otra vía ni lo tienes ya
- Recordárselo a la persona concreta: qué hace falta exactamente y para cuándo
- Recalcular cuánto queda hasta el punto en que la preparación deja de caber
- Pasártelo a ti si se llega a ese punto y sigue sin haber respuesta
Una fecha se mueve
La fecha ha cambiado: se ha aplazado un plazo, han cambiado las condiciones del contrato, un cliente pide otro día
- Volver a contar desde la fecha nueva cuándo empieza la preparación
- Enseñar qué hay ya en marcha que ahora va hacia la fecha equivocada
- Señalar las fechas que, tras el cambio, han caído en la misma semana
- Marcar la fecha nueva como pendiente de confirmar cuando su origen no es inequívoco
Dónde se detiene el agente
- No presenta ni envía nada por su cuenta: ni a una administración, ni a un cliente. Lo deja en el estado de «listo para enviar» y se para — enviar es cosa tuya.
- El calendario es tan correcto como lo que tú has puesto en él. Las fechas de las que no está seguro las señala y pregunta, en lugar de apuntarlas a ojo.
- Cuando dos plazos coinciden y los dos importan, enseña el choque y lo que hay detrás de cada opción, pero eliges tú.
- Donde saltarse una fecha tiene consecuencias legales, la responsabilidad sigue siendo del profesional. El agente avisa y prepara; responde quien firma.
FAQ
¿En qué se diferencia esto de los avisos del calendario?
Un aviso te anuncia una fecha, normalmente cuando ya no se puede hacer nada al respecto. El agente cuenta desde la fecha hacia atrás: cuánto lleva la preparación, qué necesita y de quién depende. Por eso aparece no el día de la entrega, sino el día en que empezar todavía tiene sentido.
¿De dónde saca las fechas y qué pasa si una está mal?
De lo que tú le has dado: contratos, tu calendario, la forma de trabajar que le has descrito. No deduce fechas por su cuenta ni las supone por parecido. Donde una fuente se contradice o una fecha parece dudosa, la aparta con una pregunta: el calendario dice con honestidad de qué se puede uno fiar.
¿Va a escribir a mis clientes en mi nombre?
Reclama los documentos que faltan, con el texto y por los canales que has aprobado antes. Todo lo que cuenta como tu respuesta a una administración o a un cliente no lo manda: lo prepara, te lo enseña y te espera. La línea es sencilla — pedir lo que falta sí, responder por ti no.
¿Qué pasa cuando dos plazos caen el mismo día?
Lo ves con antelación y no esa misma mañana: las dos fechas, qué hay ya listo para cada una y cuánto tiempo queda. Qué se mueve lo decides tú — depende de la relación con el cliente y de lo que cuesta fallar en cada caso, no del calendario.
Dónde se ve esto
Situaciones en las que el calendario de fechas lo lleva el agente y la decisión y la firma siguen siendo de una persona.