AI-Agent für Kundenberichte
Der Kundenbericht entsteht am letzten Abend der Periode und ist fast immer kürzer als die Arbeit, die er beschreibt. Der Agent übernimmt das Zusammentragen: Er holt zusammen, was getan wurde, was dabei herauskam und was als Nächstes ansteht, bringt es in das Format, in dem Sie ohnehin berichten, und hinterlegt jede Zahl mit ihrer Quelle. Was das für den Kunden bedeutet und wie man sagt, was ihm nicht gefallen wird, bleibt bei Ihnen.
Was ein Agent für Kundenberichte tut
- Trägt alles zusammen, was in der Periode für den Kunden getan wurde, aus den Orten, an denen die Arbeit ohnehin festgehalten wird: Aufgaben, Dokumente, Korrespondenz, Kalender.
- Schreibt den Entwurf in der Sprache des Kunden, ohne interne Kürzel und Prozessnamen, die ihm nichts sagen.
- Zeigt die Bewegung und nicht nur den Wert von heute: vorher und jetzt.
- Baut den Abschnitt zum weiteren Verlauf: was läuft, was beim Kunden liegt, welche Termine nah sind.
- Hinterlegt jede Zahl mit ihrer Quelle, damit die Frage „woher kommt das“ eine Minute kostet und keinen Abend.
Abläufe, die von selbst starten
Ein Playbook ist kein Knopf, sondern ein Ablauf mit einer Bedingung, die ihn startet. Diese drei werden am häufigsten eingerichtet.
Die Berichtsperiode schließt
Der Monat für einen Kunden ist zu Ende
- Zusammentragen, was in der Periode getan wurde, und gegen das halten, was zu Beginn zugesagt war
- Mit der Vorperiode vergleichen und aufschreiben, was sich bewegt hat
- Den Entwurf in Ihrem Format bauen: getan, herausgekommen, als Nächstes
- Übergeben und dort Platz lassen, wo Ihre Einschätzung gebraucht wird
Ein Kunde fragt, wie es läuft
Ein Kunde fragt mitten in der Periode nach dem Stand
- Zusammentragen, was seit dem letzten Bericht passiert ist und wo es gerade steht
- Eine kurze Antwort aus Fakten bauen — ohne Termine und Zusagen, die Sie nicht gemacht haben
- Ihnen zum Versand geben, wenn in der Periode etwas liegt, das dem Kunden nicht gefallen wird
Ein Ergebnis, von dem man erzählen sollte
Eine Zahl beim Kunden reißt eine Marke, über die berichtet werden soll
- Die Zahl an der Quelle prüfen, bevor sie überhaupt erwähnt wird
- Die kurze Fassung bauen: was sich geändert hat, von welchem Wert aus, über welchen Zeitraum
- Anhängen, welche Stelle im Arbeitsplan das berührt
- Ihnen die Entscheidung lassen, ob und in welchem Ton das jetzt hinausgeht
Wo der Agent aufhört
- Wie eine schlechte Nachricht überbracht wird, entscheidet er nicht: ein gerissener Termin, ein Fehler, ein Einbruch sind ein Gespräch über die Beziehung und keine Zeile im Bericht. Den Befund hält er fest, den Rahmen wählen Sie.
- Er glättet keine Zahl und rundet sie nicht auf, damit sich der Bericht besser liest: Eine schwache Periode sieht schwach aus.
- Eine Zahl ohne nachvollziehbare Quelle taucht gar nicht erst auf — an ihrer Stelle steht eine Lücke und keine plausible Schätzung.
- Alles, was die Rechnung des Kunden verändert — Mehraufwand, Überschreitungen, Nachlässe, geänderte Konditionen —, schreibt und verspricht der Agent nicht: Das ist Ihre Entscheidung und Ihr Gespräch.
FAQ
Schreibt der Agent dem Kunden selbst, dass wir einen Termin gerissen haben?
Nein. Er hält den Befund fest: was nicht fertig ist, zu welchem Termin, was dazwischenkam und wann es kommt. Danach beginnt das, wofür der Kunde Sie bezahlt — wie man es sagt: per Mail oder am Telefon, mit einer Entschuldigung oder mit einem Plan, heute oder zusammen mit der Lösung. Diesen Rahmen wählt der Mensch, der die Beziehung hat.
Was passiert, wenn die Periode schwach war?
Dann sieht sie im Bericht schwach aus. Der Agent rundet keine unbequeme Zahl, streicht keine Zeile und stellt keine Abschnitte um, damit das Schlechte nach unten rutscht. Ein geglätteter Bericht kauft einen ruhigen Monat und wird vom nächsten bezahlt, sobald der Kunde das Geschriebene mit dem vergleicht, was er bei sich sieht.
Woher weiß er, was in der Periode getan wurde?
Aus den Orten, an denen die Arbeit ohnehin festgehalten wird: geschlossene Aufgaben, verschickte Dokumente, Korrespondenz, Kalender. Lücken füllt er nicht mit plausibler Tätigkeit — was nirgends vermerkt ist, steht nicht im Bericht. Das fällt übrigens auch Ihnen ziemlich schnell auf.
Geht der Bericht von selbst hinaus?
Standardmäßig nicht: Der Entwurf kommt zu Ihnen. Der Versand ohne Ihre Prüfung lässt sich für einen bestimmten Kunden und ein bestimmtes Format einschalten, etwa für eine wöchentliche Aufgabenübersicht. Ein Bericht mit einer schlechten Nachricht oder mit etwas, das die Rechnung berührt, bleibt in jedem Fall bei Ihnen stehen.
Wo das vorkommt
Durchgänge, in denen den Kundenbericht ein Agent baut.
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