Von 8 auf 20 Mandate — ohne jemanden einzustellen
Die Grenze ist nicht Ihr Fachwissen, sondern die Stunden, die in der Belegerfassung verschwinden. Hier steht, was tatsächlich wegfällt — und was zwingend unter Ihrer Freigabe bleibt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sie führen eine kleine Kanzlei — acht Mandate, allein, ohne Angestellte. Das ist Ihr Haupteinkommen.
- Ihr Stack ist DATEV, ein paar Excel-Listen und E-Mail. Nichts Ausgefallenes, und es funktioniert.
- Belege kommen, wie es den Mandanten gerade passt: Fotos per WhatsApp, CSV-Export aus dem Online-Banking, Kassenbuch als PDF.
- Das Erfassen und Kontieren frisst die Abende — und ist der mechanischste Teil der Arbeit.
- Weil alles von Hand läuft, geraten Fristen ins Rutschen. Nicht aus Unkenntnis, sondern aus Zeitmangel.
Der Moment, an dem es kippt
Eine Empfehlung bringt fünf weitere Mandate — und Sie müssen absagen, weil die Stunden schlicht nicht da sind. Nachgerechnet: rund 1.500 € im Monat, die Sie liegen lassen, nur weil Sie an der Kapazitätsgrenze sind.
Was Sie eigentlich brauchen
Keine Software, die den Steuerberater ersetzt. Die Routine soll weg — Beurteilung und Verantwortung bleiben bei Ihnen.
- Belege werden erfasst und vorkontiert, egal in welchem Format sie ankommen.
- Fristen aller Mandanten liegen an einer Stelle und melden sich früh, nicht am Stichtag.
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen kommen im Zustand „prüfen und freigeben“ an.
- Ein gangbarer Weg zu 20 Mandaten statt 8, ohne jemanden anzustellen.
Wie das aufgebaut ist
BossForce richtet dafür einen Arbeitsbereich ein: einige Agenten mit klaren Zuständigkeiten, ein Ziel mit messbarer Kennzahl und Playbooks — wiederkehrende Abläufe, die durch ein Ereignis ausgelöst werden statt auf Sie zu warten.
Das Beispiel beruht auf einer Modellsituation, nicht auf den Daten eines echten Mandanten. Struktur und Format entsprechen dem, was das Produkt bei der Einrichtung anlegt.
Das Ziel
Die Stunden freiräumen, die heute in Belegerfassung und Fristenkontrolle gehen, und sie in neue Mandate stecken.
- Betreute Mandate
- 8 → 20
- Stunden Belegerfassung pro Woche
- 12 → 3
- Versäumte Fristen
- 0
Wer wofür zuständig ist
Nimmt Belegfotos, Banking-CSV und PDF-Kassenbücher an, liest die Daten aus und ordnet sie Mandant und Zeitraum zu. Unklares wird nie geraten, sondern mit einer konkreten Rückfrage zurückgelegt.
Ansehen →Führt Voranmeldungs- und Zahlungsfristen über alle Mandate, warnt frühzeitig und meldet, wenn sich Anforderungen ändern.
Ansehen →Bereitet die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum Entwurf vor und zeigt, aus welchen Belegen jede Zahl stammt. Übermittelt nichts.
Ansehen →Fordert fehlende Belege an, erinnert an Fristen, beantwortet Standardfragen. Alles darüber hinaus landet bei Ihnen.
Ansehen →Integrationen
QuickBooks und AI-Agenten
Das meiste in einer Buchhaltung ist Menge, nicht Beurteilung: sortieren, was angekommen ist, abgleichen, was gebucht wurde, und dem Beleg hinterherlaufen, den niemand geschickt hat. Diesen Teil übernimmt der Agent und legt Ihnen eine Abstimmung zur Prüfung vor. Die Entscheidungen und die Freigabe bleiben bei Ihnen.
Ansehen →XeroXero und AI-Agenten
Ein Büro führt nicht eine Buchhaltung, sondern dreißig. Keine einzelne Organisation ist schwierig — schwierig ist, dass einige wochenlang unberührt bleiben, während Sie in den anderen stecken. Der Agent geht alle nach derselben Routine durch und bringt zurück, was eine Entscheidung braucht. Die Entscheidungen und die Freigabe bleiben bei Ihnen.
Ansehen →Google SheetsGoogle Sheets und AI-Agenten
Im kleinen Unternehmen ist die Tabelle das Buch, das niemand so nennt: Kundenliste, Preisliste, Schichtplan, die Zahlen, aus denen der Bericht entsteht. Der Agent liest sie als Daten und nicht als Raster — er holt heraus, was der Wochenbericht braucht, hält das Register aktuell und zeigt Ihnen die Zeilen, die nicht zusammenpassen.
Ansehen →Abläufe, die von selbst starten
Ein Beleg trifft per WhatsApp, E-Mail oder als Banking-Export ein
Auslesen, Mandant und Zeitraum bestimmen, vorkontieren. Fehlt etwas oder stimmt ein Betrag nicht überein, wird nicht gebucht, sondern eine Aufgabe mit konkreter Rückfrage angelegt.
10 Tage vor einer Frist eines beliebigen Mandats
Prüfen, ob der Zeitraum vollständig ist, Entwurf erstellen, Ihnen zur Prüfung vorlegen. Drei Tage vor Frist erneut erinnern, falls noch nicht freigegeben.
Was Schritt für Schritt passiert
- Banking-CSV importieren
- Zahlungen den bereits erfassten Belegen zuordnen
- Abweichungen isolieren und Rückfragen formulieren
- Liste der fehlenden Unterlagen erstellen
- Anforderung an den Mandanten senden
- Nach drei Tagen ohne Antwort nachfassen
- Vollständigkeit des Zeitraums prüfen
- Bemessungsgrundlage ermitteln
- Herkunft jeder Zahl belegen
- Prüfung und Freigabe durch den Steuerberater
Wie das eingerichtet wurde
Wo Sie weiterhin gebraucht werden
Das ist kein Kleingedrucktes, sondern Teil der Konstruktion. Die Verantwortung für das, was übermittelt wird, liegt beim Berufsträger — und das System ist so gebaut, dass sie nicht versehentlich abgegeben werden kann.
- Nichts wird ohne Ihre Freigabe übermittelt — der Agent geht bis zum Entwurf und hält an.
- Ein unklarer Beleg wird nicht „vorsichtshalber“ gebucht, sondern mit konkreter Rückfrage zurückgelegt.
- Jede Aktion ist sichtbar und vor dem Kontakt zum Mandanten widerrufbar, mit Nachweis, was geändert wurde.
- Änderungen im Steuerrecht meldet der Agent, auslegen müssen Sie sie. Das ist Berufsträgerarbeit und bleibt es.
Was sich ändert
- Belege in jedem Format — Fotos, Banking-CSV, PDF-Kassenbücher — werden ohne Handarbeit erfasst und vorkontiert.
- Fristen aller Mandate stehen in einem Kalender und melden sich früh statt am Stichtag.
- Jeder Schritt ist nachvollziehbar und vor dem Kontakt zum Mandanten widerrufbar.
- Die gewonnenen Stunden gehen in neue Mandate — worum es von Anfang an ging.
FAQ
Braucht das Zugriff auf mein DATEV?
Nicht zwingend. Die Grundlage ist dateibasiert: Exporte aus DATEV, Banking-CSV, Belegbilder. Eine direkte Anbindung verbinden Sie bewusst, sie ist keine Voreinstellung.
Was passiert, wenn der Agent falsch kontiert?
Sie sehen es und können es rückgängig machen, bevor etwas den Mandanten erreicht — festgehalten ist, was auf welcher Grundlage gebucht wurde. Wirklich unklare Positionen werden gar nicht erst gebucht.
Wer haftet für das, was übermittelt wird?
Sie. Der Agent erstellt einen Entwurf und weist die Herkunft jeder Zahl nach, Freigabe und Übermittlung bleiben bei Ihnen. Alles andere wäre keine Delegation, sondern eine Abgabe der Verantwortung.
Ist das mit der Berufsordnung vereinbar?
Der Agent übernimmt vorbereitende Tätigkeiten und übermittelt nichts eigenständig; die vorbehaltene Tätigkeit bleibt vollständig beim Berufsträger. Für die verbindliche Einordnung im Einzelfall sprechen Sie bitte mit Ihrer Kammer.
Muss ich programmieren können?
Nein. Die Einrichtung ist ein Gespräch: Sie beschreiben, wie Ihre Kanzlei arbeitet, und beantworten Rückfragen. Das dauert in der Regel 15–30 Minuten.
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