KI-Agent für die Dokumentenerfassung

Dokumente kommen so an, wie es dem Absender gerade passt: ein Beleg bei schlechtem Licht fotografiert, ein Vertrag als PDF, Quelldateien im Archiv, eine unterschriebene Einwilligung als Foto. Der Agent nimmt das am Eingang an, erkennt, was es ist, legt es dorthin, wo Sie später danach suchen, und hakt nach, was noch fehlt.

Was ein Dokumenten-Agent tut

Nimmt Dokumente dort an, wo sie geschickt werden: Messenger, Postfach, geteilter Ordner.
Erkennt, was vor ihm liegt — ein Beleg, eine Rechnung, ein Vertrag, eine Quelldatei, eine unterschriebene Einwilligung.
Legt nach Kunde, Projekt und Zeitraum ab, nach den Benennungsregeln, die bei Ihnen gelten.
Sieht, was im Satz fehlt, und fordert es bei dem an, der es schuldet.
Markiert, welche Fassung die gültige ist, ohne die früheren anzurühren.

Abläufe, die von selbst starten

Ein Playbook ist kein Knopf, sondern ein Ablauf mit einer Bedingung, die ihn startet. Diese drei werden rund um eingehende Dokumente am häufigsten eingerichtet.

Ein Dokument landet im Chat

Eine Kundin schickt das Foto eines Belegs oder ein PDF in den Chat, ohne ein Wort dazu

Die Art des Dokuments bestimmen und die Angaben herausziehen
Feststellen, zu welchem Kunden, Projekt und Zeitraum es gehört
Unter einem Namen ablegen, unter dem man es wiederfindet
Was sich nicht sicher lesen lässt, mit einer Frage zurücklegen statt zu raten

Ein zugesagtes Dokument kommt nicht

Der Termin, zu dem das Dokument da sein sollte, ist verstrichen und nichts ist eingegangen

Prüfen, ob es auf einem anderen Weg kam und schon im Ordner liegt
Alles Ausstehende zu diesem Kunden in einer Liste sammeln
Eine einzige Anfrage schicken statt drei getrennter
Im vereinbarten Abstand einmal erinnern und bei Stille an Sie übergeben

Eine neue Datei widerspricht dem Bestand

Es kommt ein Dokument, das dem bereits abgelegten widerspricht: anderer Betrag, anderes Datum, andere Fassung des Layouts

Nicht überschreiben: daneben ablegen und beides behalten
Zeigen, worin sich die beiden Fassungen genau unterscheiden
Alles anhalten, was von diesem Dokument abhängt
Ihnen die Entscheidung vorlegen, welche Fassung gilt

Wo der Agent anhält

Ein Dokument, das er nicht sicher lesen kann, rät er nicht zusammen — es geht mit einer konkreten Frage zurück.
Die rechtliche oder buchhalterische Einordnung trifft er nicht selbst: er legt ab und markiert, ausgelegt wird von der Fachperson.
Wo eine unterschriebene Einwilligung oder eine Vollmacht nötig ist, hält ihr Fehlen den Ablauf an, statt umgangen zu werden.
Nichts wird gelöscht und nichts überschrieben: eine neue Fassung liegt neben der alten, nie darüber.
Was ein Dokument bedeutet und was daraus folgt, bleibt bei der Fachperson. Der Agent steht nur dafür ein, dass es auffindbar ist und am richtigen Platz liegt.

An Ihren eigenen Dokumenten ansehenEinrichtung im Gespräch, 15–30 Minuten

FAQ

Was macht er mit einem Beleg, der im Dunkeln und schräg fotografiert wurde?

Er nimmt, was sich sicher lesen lässt, und hält beim Rest an. Einen halb sichtbaren Betrag ergänzt er nicht aus dem Zusammenhang: das Dokument landet auf einem eigenen Stapel mit einer konkreten Frage — Betrag nicht lesbar, Datum nicht sichtbar. Eine Minute Ihres Blicks ist billiger als eine falsch gebuchte Zahl.

Bucht er die Dokumente selbst in die Buchhaltung ein?

Er bringt sie in den Zustand „abgelegt, und hier fehlt noch etwas“. Die Einordnung — auf welchen Aufwand das gehört, ob es in den Zeitraum fällt — bleibt bei der Buchhaltung. Der Agent zeigt, woher jedes Feld stammt, damit die Prüfung Minuten dauert und keinen Abend.

Überschreibt oder verliert er meine Dateien?

Nein. Eine neue Fassung wird neben die alte gelegt statt darüber, und gelöscht wird nichts. Aufräumen nach eigenem Ermessen ist der schnellste Weg, die Fassung zu verlieren, die man gebraucht hätte. Deshalb legt der Agent nur ab und markiert, welche gilt.

Braucht es dafür einen neuen Speicherort?

Nein. Der Agent arbeitet in der Ordnerstruktur, die bei Ihnen ohnehin gewachsen ist, und wiederholt Ihre Benennungsregeln. Ein Umzug woandershin ist eine eigene Entscheidung — und die treffen Sie, nicht er.

Wo das vorkommt

Durchgänge, in denen die Annahme von Dokumenten den größten Teil der Abendarbeit abnimmt.

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