Google Drive und AI-Agenten
Google Drive ist der Ordner, in dem „final_v2_FINAL_client_approved“ liegt, und daneben drei Dateien mit fast demselben Namen. Der Agent arbeitet in den Ordnern, die Sie mit ihm geteilt haben: er legt ab, was hereinkommt, unter einem Namen, den Sie in einem halben Jahr wiederfinden, und sagt Ihnen, welche Fassung die aktuelle ist, statt Sie das aus Änderungsdaten erschließen zu lassen.
Was ein Agent in Google Drive tut
- Arbeitet in den Ordnern, die Sie mit ihm geteilt haben — der Rest der Ablage existiert für ihn nicht.
- Beantwortet die Frage, welche davon die aktuelle ist, aus der Spur und nicht aus dem Dateinamen.
- Legt ab, was hereinkommt: in den richtigen Ordner und unter einem Namen, den man später wiederfindet.
- Behält die Freigabelinks im Blick: für wen eine Datei offen ist und seit wann.
- Bemerkt, was gerade verloren geht: die Datei, die seit Projektende niemand mehr geöffnet hat.
Abläufe, die von selbst starten
Ein Playbook ist kein Knopf, sondern ein Ablauf mit einer Bedingung, die ihn startet. In Google Drive kommt diese Bedingung aus der Ablage selbst: eine Datei landet in einem geteilten Ordner, ein Link geht an einen Kunden, ein Projekt wird abgeschlossen.
Eine Datei landet im geteilten Ordner
Jemand legt eine Datei in einen geteilten Ordner
- Herausfinden, zu welchem Projekt und zu welchem Stand sie gehört
- In den richtigen Ordner verschieben und nach Ihrer Regel umbenennen
- Mit dem abgleichen, was schon daneben liegt: neue Fassung oder Dublette
- Sie fragen, wenn die Datei selbst nicht hergibt, wohin sie gehört
Ein Link geht an den Kunden
Eine Datei oder ein Ordner wird per Link für einen Kunden freigegeben
- Prüfen, ob wirklich das offen ist, was offen sein sollte
- Melden, wenn die Freigabe weiter reicht als nötig: jeder mit dem Link statt der Person, an die er ging
- Festhalten, wer den Link wann bekommen hat, damit es eine Stelle zum Nachsehen gibt
- Ihnen die Liste der offenen Links vorlegen, ohne fremde Zugriffe anzurühren
Ein Projekt wird abgeschlossen
Ein Projekt wechselt auf „abgeschlossen“
- Die finalen Dateien in einem Ordner sammeln und so benennen, dass man sie findet
- Die Links auflisten, die nach der Übergabe offen geblieben sind
- Die Dateien markieren, die seit Projektende niemand geöffnet hat
- Ihnen die Liste geben: was zu schließen, was zu behalten, was zu archivieren ist
Wo der Agent aufhört
- Er arbeitet in den Ordnern, die Sie mit ihm geteilt haben. Der Rest der Ablage ist für ihn nicht da.
- Er löscht nichts und überschreibt nichts: eine neue Fassung legt sich neben die alte, nicht darüber.
- Einen zu weit gefassten Freigabelink zeigt er Ihnen — fremde Zugriffe ändert er nicht stillschweigend.
- Wo in einer Datei personenbezogene oder vertrauliche Kundendaten stehen, entscheiden Sie, was geteilt werden darf.
FAQ
Bekommt der Agent Zugriff auf meine gesamte Ablage?
Nein. Der Zugriff wird ordnerweise vergeben: Sie teilen einzelne Ordner, und sichtbar wird, was darin liegt. Der Agent sieht genau das, was das angebundene Konto sieht, und keine Datei mehr. Die Liste ändern Sie jederzeit.
Räumt er auf und löscht die Dubletten?
Nein, Löschen gehört nicht zu seiner Arbeit. Er legt ab, was hereinkommt, und weist darauf hin, was nach einer Dublette aussieht; die Wahl zwischen zwei fast gleichen Dateien bleibt bei Ihnen. Aufräumen nach eigenem Ermessen ist der schnellste Weg, die richtige Fassung zu verlieren.
Woher weiß er, welche Fassung die aktuelle ist?
Nicht aus dem Dateinamen: ein „FINAL“ im Titel heißt nichts. Er sieht, was zuletzt hochgeladen wurde, worauf der Link zeigte, der an den Kunden ging, und von welcher Datei bei der Freigabe die Rede war. Fehlt die Spur, sagt er, dass er es nicht bestimmen kann, statt für Sie zu wählen.
Funktioniert das mit einer geteilten Ablage oder nur mit meiner?
Mit beidem — der Unterschied liegt darin, wer den Zugriff vergibt. Ihre eigenen Ordner geben Sie selbst frei; einen Ordner in einer geteilten Ablage gibt frei, wer sie verwaltet. Danach läuft die Einrichtung im Gespräch, ohne Handarbeit an Rechten.
Wo das vorkommt
Durchgänge, in denen Google Drive einen Teil des Ablaufs trägt.