Google Calendar y agentes de IA
Para un profesor particular, un barbero, una clínica o un consultor por su cuenta, la agenda es el negocio. El agente sostiene la reserva: confirma, cambia la hora, ve una cita duplicada antes que el cliente y manda el recordatorio que convierte una reserva en una visita. Los huecos que guardas para ti siguen siendo tuyos.
Qué hace un agente en Google Calendar
- Confirma la reserva y crea la cita con el nombre del cliente, el servicio y la duración.
- Cambia la hora de una sesión cuando el cliente lo pide, ofreciendo huecos que están libres de verdad.
- Ve el solapamiento antes que el cliente: dos personas en el mismo hueco no llegan nunca a la puerta.
- Manda el recordatorio de la víspera — es lo que convierte una reserva en una visita.
- Mantiene cerrados tus propios bloques: la comida, el desplazamiento entre locales, la hora de preparación.
Procesos que arrancan solos
Un playbook no es un botón: es un proceso con una condición que lo dispara. Estos tres son los que más se montan alrededor de una agenda.
Un cliente pide cambiar la hora
Llega un mensaje: «¿lo dejamos para otro día?»
- Encontrar la cita y ver qué es exactamente lo que se mueve
- Ofrecer dos o tres huecos libres de verdad, no la semana entera
- Mover la cita cuando el cliente diga que sí y devolverle la hora nueva
- Pasártelo a ti si el cambio entra en tu regla de cancelación tardía
Se libera un hueco
Alguien cancela y deja un agujero en el día
- Mirar quién había pedido esa hora y se quedó sin ella
- Ofrecer el hueco a los que estaban esperando, por orden de petición
- Apuntar al primero que confirme y cerrar el ofrecimiento a los demás
La víspera
Veinticuatro horas antes de la cita
- Reunir las citas del día siguiente
- Mandar a cada cliente la hora, la dirección y el servicio
- Marcar a quien no ha contestado, para que veas el riesgo de plantón
- Devolver a huecos libres el tiempo que deje una cancelación
Dónde se detiene el agente
- Las citas de otros no las mueve ni las cancela por su cuenta: tus barberos y compañeros tienen su propia agenda, y la petición les llega a ellos.
- Tu disponibilidad la enseña solo dentro de lo que le has abierto: huecos libres, nunca el contenido del día.
- Un solapamiento lo saca a la vista en vez de resolverlo a ojo; quién se mueve lo decides tú.
- Todo lo que le cuesta dinero al cliente — un recargo por cancelar tarde, un cambio de hora que se cobra — te llega a ti sin respuesta.
FAQ
¿El agente va a ver toda mi agenda?
Solo los calendarios que tú le abras — el personal no hace falta ni conectarlo. Y lo que sale hacia un cliente no es el contenido del día, son huecos libres. La lista la cambias cuando quieras.
¿Puede meterme dos clientes a la misma hora?
Mira la agenda antes de escribir, así que por su parte no. Una cita cogida fuera del calendario — por teléfono, en el mostrador — sí puede chocar: en ese caso te enseña el solapamiento en vez de decidir él quién se mueve.
¿Y si un cliente cancela una hora antes?
Registra la cancelación y devuelve el hueco a los libres. Si eso lleva recargo lo decides tú: tu regla queda escrita en la configuración, y el agente no le nombra un importe a nadie por su cuenta.
Somos varios y cada uno con su calendario. ¿Funciona?
Sí. Lee los calendarios que compartes y solo escribe en los que le has abierto para eso. Las citas de los demás no se tocan: un cambio de hora se le pide a quien la tiene.
Dónde se ve esto
Casos en los que Google Calendar sostiene una parte del proceso.
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