Google Drive y agentes de IA
Google Drive es la carpeta donde vive «final_v2_FINAL_client_approved», con otros tres archivos de nombre casi igual al lado. El agente trabaja en las carpetas que tú le compartes: coloca lo que llega con un nombre que encontrarás dentro de seis meses y te dice qué versión vale, en vez de dejarte deducirlo por la fecha de la última modificación.
Qué hace un agente en Google Drive
- Trabaja en las carpetas que tú le compartes, y en ningún otro sitio de la unidad.
- Responde a la pregunta de cuál es la buena por el rastro, no por el nombre del archivo.
- Coloca lo que llega: la carpeta que toca y un nombre que se encuentra buscándolo.
- Vigila los enlaces de acceso: a quién está abierto un archivo y desde cuándo.
- Ve lo que está a punto de perderse: el archivo que nadie abre desde que terminó el proyecto.
Procesos que arrancan solos
Un playbook no es un botón: es un proceso con una condición que lo dispara. En Google Drive esa condición viene del propio almacenamiento: un archivo cae en una carpeta compartida, un enlace sale hacia un cliente, un proyecto se cierra.
Un archivo cae en una carpeta compartida
Alguien deja un archivo en una carpeta compartida
- Averiguar a qué proyecto y a qué fase pertenece
- Moverlo a la carpeta que toca y renombrarlo según tu regla
- Contrastarlo con lo que ya está al lado: versión nueva o duplicado
- Preguntarte cuando el archivo por sí solo no dice a dónde va
Sale un enlace hacia el cliente
Se comparte por enlace un archivo o una carpeta con un cliente
- Comprobar que lo que está abierto es lo que querías abrir
- Avisar cuando el acceso va más lejos de lo necesario: cualquiera con el enlace en vez de la persona a la que se lo mandaste
- Anotar quién recibió el enlace y cuándo, para que haya dónde consultarlo
- Dejarte la lista de enlaces abiertos sin tocar el acceso de nadie
Un proyecto se cierra
Un proyecto pasa al estado de terminado
- Reunir los archivos finales en una carpeta y nombrarlos para que se encuentren
- Listar los enlaces que quedaron abiertos después de la entrega
- Marcar los archivos que nadie abre desde que terminó el proyecto
- Dejarte la lista: qué cerrar, qué conservar, qué archivar
Dónde se detiene el agente
- Trabaja en las carpetas que tú le has compartido. El resto de la unidad no existe para él.
- No borra nada ni pisa nada: una versión nueva se coloca al lado de la vieja, no encima.
- Un enlace abierto de más te lo enseña, pero no cambia en silencio el acceso de otros.
- Cuando un archivo lleva datos personales o algo que el cliente considera suyo, qué se puede compartir lo decides tú.
FAQ
¿El agente tendrá acceso a toda mi unidad?
No. El acceso se da carpeta a carpeta: tú compartes carpetas concretas y pasa a ser visible lo que hay dentro. El agente ve exactamente lo que ve la cuenta conectada, ni un archivo más. Esa lista la cambias cuando quieras.
¿Va a ordenarlo todo y borrar los duplicados?
No, borrar no es su trabajo. Coloca lo que llega y señala lo que le parece un duplicado, pero la elección entre dos archivos casi iguales es tuya. Ordenar a su criterio es la forma más rápida de perder la versión buena.
¿Cómo sabe qué versión vale?
Por el nombre no: un «FINAL» en el título no significa nada. Mira qué se subió lo último, a qué apuntaba el enlace que se mandó al cliente y de qué archivo se hablaba al aprobarlo. Cuando no hay rastro, dice que no puede determinarlo en vez de elegir por ti.
¿Esto funciona con una unidad compartida o solo con la mía?
Con las dos — la diferencia está en quién da el acceso. Tus carpetas las compartes tú; una carpeta de una unidad compartida la abre quien la administra. A partir de ahí la configuración va por conversación, sin tocar permisos a mano.
Dónde se ve esto
Casos en los que Google Drive sostiene una parte del proceso.