Trello et les agents IA
Un tableau se monte en une soirée et tient bonne figure une semaine. Six mois plus tard, quatorze cartes stagnent dans « En cours », la moitié ne sont que des titres sans rien dessous, et personne ne se rappelle ce qu'il reste vraiment à faire sur chacune. L'agent travaille sur les tableaux que vous lui avez ouverts et les tient honnêtes : une carte doit décrire le travail qui reste, et ce qui est immobile doit se voir sans que personne aille le chercher.
Ce qu'un agent fait dans Trello
- Il travaille sur les tableaux que vous lui avez ouverts, et ne regarde pas les autres.
- Il fait une vraie carte d'une demande de deux lignes : le titre est un résultat, la description contient ce qui est connu, la checklist ce qui reste.
- Il remonte les cartes qui stagnent dans une colonne au-delà du délai que vous avez fixé.
- Il confronte le titre d'une carte à sa checklist et signale quand les deux ne disent plus la même chose.
- Il fait le point du tableau : ce qui stagne, ce qui n'a pas de responsable, ce qui a l'air terminé sans avoir jamais été fermé.
Les processus qui se déclenchent seuls
Un playbook n'est pas un bouton : c'est un processus avec une condition qui le déclenche. Dans Trello, cette condition vient le plus souvent du tableau lui-même : une carte qui cesse de bouger, une demande qui arrive, le jour que vous avez réservé au point.
Une carte cesse de bouger
Une carte stagne dans une colonne au-delà du délai que vous avez fixé
- Retrouver ce qui s'est passé en dernier sur la carte, et quand
- Demander en commentaire au responsable ce qu'il reste réellement
- Réécrire la checklist d'après sa réponse et vous montrer la modification avant de l'inscrire
- Verser la carte au point du tableau si aucune réponse n'arrive dans le délai
Une demande devient une carte
Une demande arrive, dont il faudrait faire une carte
- Établir quel résultat est demandé, et non quel sujet a été nommé
- Écrire le titre comme ce résultat et monter la description à partir de ce qui est connu
- Lister à part ce qui manque encore pour pouvoir commencer
- Déposer la carte dans la colonne d'entrée sans responsable — la colonne et la date vous reviennent
Le point du tableau
Le jour de la semaine que vous avez réservé au point du tableau
- Réunir les cartes sans mouvement, sans responsable et sans date
- Signaler celles dont le titre et la checklist disent des choses différentes
- Proposer ce qui peut être fermé ou archivé — sous forme de liste, pas d'action
Là où l'agent s'arrête
- Il ne fixe pas les priorités : ce qui compte le plus, c'est vous qui le décidez — il montre ce qui se passe, il ne classe pas.
- Il ne réattribue pas la carte de quelqu'un d'autre : changer de responsable est d'abord une question, pas une action.
- Une carte qu'il ne sait pas écrire clairement revient vers vous en question plutôt qu'en supposition.
- Le tableau n'est vrai que dans la mesure où les gens y inscrivent les choses ; et quand l'agent déduit au lieu de lire, il le dit.
FAQ
L'agent va-t-il déplacer et archiver mes cartes ?
Déplacer, uniquement là où vous l'avez autorisé et selon une règle que vous avez posée vous-même. Archiver, non : il vous apporte la liste de ce qui a l'air terminé et attend. L'archive de Trello se récupère, mais une carte que plus personne ne retrouve coûte plus cher qu'une ligne de trop dans un point.
Faut-il lui ouvrir tous mes tableaux ?
Non. Trello donne l'accès tableau par tableau : vous ouvrez ceux que vous voulez, les autres n'existent pas pour l'agent. Vous modifiez cette liste quand vous voulez.
Notre tableau est tenu de façon très souple : la moitié des colonnes ne veut rien dire et il n'y a presque aucune échéance. Est-ce que cela marche quand même ?
Oui, et c'est même là que cela commence en général. L'agent a besoin de deux choses de votre part : quelle colonne signifie « en cours » et combien de temps une carte a le droit d'y rester. Étiquettes, échéances et modèles peuvent venir plus tard, si vous en voulez un jour.
Et si le titre dit une chose et la checklist une autre ?
Il vous montre l'écart et demande laquelle fait foi, au lieu de trancher. La plupart du temps ce n'est pas une erreur : c'est un travail qui a changé en route, et seule la personne qui le fait sait comment.
Là où cela intervient
Des déroulés où Trello porte une partie du processus.