Agente de IA para relatórios a clientes
O relatório ao cliente escreve-se na última noite do período e é quase sempre mais curto do que o trabalho que descreve. O agente fica com a montagem: reúne o que foi feito, o que isso deu e o que vem a seguir, arruma no formato em que você já reporta e guarda a fonte por trás de cada número. O que isso significa para o cliente, e como dizer aquilo de que ele não vai gostar, continua consigo.
O que faz um agente de relatórios a clientes
- Reúne tudo o que foi feito para o cliente no período a partir dos sítios onde o trabalho já fica registado: tarefas, documentos, conversas, agenda.
- Escreve o rascunho na linguagem do cliente, sem as abreviaturas internas e os nomes de processos que não lhe dizem nada.
- Mostra o movimento e não apenas o número de hoje: como estava e como está.
- Monta a secção do que vem a seguir: o que está em curso, o que está do lado dele, que prazos estão próximos.
- Guarda a fonte por trás de cada número, para que a pergunta «de onde sai isto» custe um minuto e não uma noite.
Processos que arrancam sozinhos
Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. Estes três são os que se montam mais vezes.
Fecha o período do relatório
Termina o mês de um cliente
- Reunir o que foi feito no período e confrontar com o que ficou prometido no início
- Comparar com o período anterior e anotar o que se mexeu
- Montar o rascunho no seu formato: feito, resultado, o que vem a seguir
- Entregar deixando em branco o sítio onde faz falta a sua leitura
O cliente pergunta como vão as coisas
Um cliente escreve a meio do período a perguntar pelo andamento
- Recuperar o que foi feito desde o último relatório e em que ponto está agora
- Montar uma resposta curta com factos — sem prazos nem promessas que você não deu
- Passá-la para ser você a enviar, se no período houver algo de que ele não vá gostar
Um resultado que vale a pena contar
Um número do cliente passa uma marca combinada de antemão
- Verificar o número na fonte antes sequer de o mencionar
- Montar a versão curta: o que mudou, a partir de que valor e em quanto tempo
- Juntar o ponto do plano de trabalho em que isto toca
- Deixar-lhe a decisão de sair agora e em que tom
Onde o agente pára
- Não decide como se dá uma má notícia: um prazo falhado, um erro, uma quebra são uma conversa sobre a relação e não uma linha do relatório. Ele regista o facto, o enquadramento escolhe-o você.
- Não suaviza nem arredonda um número para cima para o relatório se ler melhor: um período fraco parece fraco.
- Um número sem fonte que se consiga seguir não aparece de todo — no lugar dele fica uma lacuna e não uma estimativa plausível.
- Tudo o que muda aquilo que é facturado ao cliente — horas a mais, derrapagens, descontos, condições novas — o agente não escreve nem promete: essa decisão e essa conversa são suas.
FAQ
É ele que diz ao cliente que falhámos um prazo?
Não. Regista o facto: o que não está feito, para que data, o que o impediu e quando chega. A partir daí começa aquilo por que o cliente lhe paga — como se conta: por email ou ao telefone, com um pedido de desculpa ou com um plano, hoje ou já com a solução. Esse enquadramento escolhe-o a pessoa que tem a relação.
E se o período correu mal?
Então no relatório também corre mal. O agente não arredonda um número incómodo, não apaga uma linha nem troca a ordem das secções para o que é mau ficar em baixo. Um relatório suavizado compra um mês tranquilo e é pago pelo seguinte, quando o cliente comparar o que está escrito com o que vê do lado dele.
Como é que ele sabe o que foi feito?
Pelos sítios onde o trabalho já fica registado: tarefas fechadas, documentos enviados, conversas, agenda. Não enche buracos com actividade plausível: o que não está apontado em lado nenhum não entra no relatório. E isso, já agora, também se nota bastante depressa do seu lado.
O relatório sai sozinho?
Por defeito não: o rascunho chega-lhe a si. O envio sem revisão pode ser ligado para um cliente e um formato concretos, por exemplo um resumo semanal de tarefas. Um relatório que leva uma má notícia, ou algo que toca na factura, pára em si de qualquer maneira.
Onde isto aparece
Casos em que o relatório ao cliente é montado por um agente.
De 8 para 20 clientes sem contratar ninguém
O tecto não é o seu conhecimento, são as horas que desaparecem no lançamento de documentos. Aqui está o que sai mesmo do seu dia — e o que tem de continuar a passar pela sua assinatura.
Ler a análise →Explicações e educaçãoComo um explicador deixa de perder pedidos que chegam a meio das aulas
O pedido chega ao WhatsApp enquanto está a dar explicações. Quatro dias depois já é de outro. Aqui está o que sai do seu dia e porque é que, neste ofício, a rapidez da resposta vale mais do que qualquer publicidade.
Ler a análise →