Agente de IA para o controlo de prazos
Avisos toda a gente tem, e tocam no dia em que a coisa já tem de ser entregue. O agente conta ao contrário: da data para trás, até ao ponto em que a preparação ainda cabe no tempo que resta. É a partir desse dia que começa a reunir o que falta, em vez de esperar que você se lembre.
O que faz um agente de prazos
- Guarda num só sítio as datas cujo esquecimento se paga: declarações, renovações, datas de contrato, compromissos assumidos com clientes.
- Conta de cada data para trás e diz o dia em que a preparação tem de começar, e não o dia em que já é tarde.
- Verifica nesse dia o que já está reunido e diz exactamente o que não está.
- Insiste com quem deve o documento ou a resposta — com essa pessoa, em vez de lhe dizer a si que está à espera.
- Mostra as semanas em que as datas se acumulam, com tempo para ainda as poder afastar.
Processos que arrancam sozinhos
Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. Estes três são os que mais se montam à volta das datas.
Um prazo entra na sua janela de preparação
Até à data falta exactamente o tempo que a preparação demora
- Confrontar o que já existe para essa data com o que falta
- Abrir uma tarefa com o dia em que tudo tem de estar reunido
- Pedir o que falta a quem o deve
- Entregar-lhe uma lista curta: o que está pronto, o que está pendente e de que resposta depende o resto
O documento necessário não chegou
Passou o dia em que o documento para essa data devia ter chegado e não entrou nada
- Verificar se não entrou por outra via nem está já consigo
- Insistir com a pessoa concreta: o que é preciso exactamente e para quando
- Recalcular quanto falta até ao ponto a partir do qual a preparação deixa de caber
- Entregar-lhe o assunto se esse ponto chegar sem resposta
Uma data muda
A data mudou: um prazo foi adiado, as condições do contrato mudaram, um cliente pediu outro dia
- Contar de novo, a partir da nova data, quando começa a preparação
- Mostrar o que já está em curso e segue agora para a data errada
- Assinalar as datas que, depois da mudança, caíram na mesma semana
- Marcar a nova data como estando por confirmar quando a sua origem não é inequívoca
Onde o agente pára
- Não entrega nem envia nada por sua conta: nem a uma entidade, nem a um cliente. Leva as coisas ao estado de «pronto a enviar» e pára — enviar é consigo.
- O calendário só é correcto na medida do que lá foi posto por si. As datas de que não tem a certeza são assinaladas e perguntadas, nunca inscritas por palpite.
- Quando dois prazos coincidem e ambos contam, mostra o choque e o que está por trás de cada opção, mas quem escolhe é você.
- Onde falhar uma data tem consequências legais, a responsabilidade continua a ser do profissional. O agente avisa e prepara; responde quem assina.
FAQ
Em que é que isto difere dos avisos da agenda?
Um aviso anuncia uma data, em geral no momento em que já nada se pode fazer quanto a ela. O agente conta da data para trás: quanto tempo demora a preparação, o que ela exige e de quem depende. Por isso aparece não no dia da entrega, mas no dia em que começar ainda faz sentido.
De onde vêm as datas e o que acontece se uma estiver errada?
Do que lhe deu: contratos, a sua agenda, a forma de trabalhar que descreveu. Não deduz datas sozinho nem as supõe por semelhança. Onde uma fonte se contradiz ou uma data parece duvidosa, põe-na à parte com uma pergunta — o calendário diz com honestidade em que é que nele se pode confiar.
Vai escrever aos meus clientes em meu nome?
Insiste pelos documentos em falta, com as palavras e pelos canais que aprovou de antemão. Tudo o que conta como a sua resposta a uma entidade ou a um cliente não é enviado por ele: prepara, mostra-lhe e espera por si. A linha é simples — pedir o que falta sim, responder por si não.
O que acontece quando dois prazos calham no mesmo dia?
Vê-o com antecedência e não na manhã desse dia: as duas datas, o que já está pronto para cada uma e quanto tempo resta. O que se desloca é decisão sua — depende da relação com o cliente e do que custa falhar cada uma, não do calendário.
Onde isto aparece
Situações em que o calendário das datas é do agente e a decisão e a assinatura continuam a ser de uma pessoa.