Gmail e agentes de IA
É no correio que se escondem os compromissos. O contrato, a factura, o desconto que alguém aceitou de passagem — está tudo em fios que ninguém volta a abrir. O agente lê os que você lhe abriu, retira aquilo que ficou mesmo combinado, arruma os anexos no sítio a que pertencem, prepara a resposta que você escreveria de qualquer maneira e vai atrás daquela que nunca chegou.
O que um agente faz no Gmail
- Lê os fios e as etiquetas que você lhe abriu e retira de lá o compromisso: o valor, a data, a condição.
- Arruma o anexo no sítio a que pertence — a factura no cliente e no período certos, o contrato no processo — com um nome que você volta a encontrar.
- Prepara o rascunho a partir do que está escrito no fio e não de memória, mostrando de onde vem cada dado.
- Mantém a lista daquilo por que você espera: quem deve resposta, desde quando e há quanto tempo passou do prazo.
- Separa o que precisa de si hoje daquilo que pode esperar — e diz em que se baseou.
Processos que arrancam sozinhos
Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. Estes três são os que se montam à volta de uma caixa de correio.
Chega uma mensagem com anexo
Cai um documento num fio: uma factura, um contrato, um extracto
- Ler o documento e perceber o que é e a quem pertence
- Guardar no cliente e no período certos, com um nome que volte a aparecer
- Riscar da lista de documentos que você estava à espera
- Deixar o aviso de recepção em rascunho e o envio para si
Um fio ficou calado
Um fio de que você espera resposta continua sem ela passado o prazo prometido
- Verificar se a resposta não entrou por outra via — outro fio, outro canal
- Escrever no mesmo fio, dizendo exactamente o que falta e para quando
- Insistir uma segunda vez três dias depois
- Passar-lhe o fio com todo o histórico se o silêncio continuar
Perguntam algo que já foi respondido
Uma mensagem pergunta algo já resolvido num fio anterior ou num documento
- Encontrar onde foi respondido e verificar se a resposta ainda se mantém
- Escrever o rascunho a citar a fonte: a mensagem, a cláusula, a data
- Perguntar-lhe a si em vez de escolher uma, se as fontes se contradizem
Onde o agente pára
- Ele prepara, você envia: do seu endereço não sai nada sem o seu aval.
- Lê apenas as etiquetas e os fios que você lhe abriu, nunca a caixa de correio inteira.
- Um pedido que compromete dinheiro ou um prazo não é executado: fica preparado, e o agente pára aí.
- Uma mensagem com ar de fraude ou de phishing é assinalada e não cumprida: uma factura credível em nome de alguém conhecido é exactamente por aí que isto costuma entrar.
FAQ
O agente envia mensagens em meu nome?
Não. Leva a mensagem até ao rascunho, o rascunho fica na sua conta e quem envia é você. Não é uma opção que se mude sem dar por isso: do seu endereço não sai nada sem um gesto seu.
Vai ler todo o meu correio?
Só as etiquetas e os fios que lhe abrir. O resto, correio pessoal incluído, fica fora do alcance, e a lista pode ser alterada a qualquer momento.
E se perceber mal o que ficou combinado?
É precisamente por isso que o rascunho mostra de que mensagem vem cada dado: você confere uma referência e não um resumo. O que é ambíguo fica assinalado, nunca decidido em seu lugar.
É preciso Google Workspace ou basta uma conta normal?
Basta uma conta normal. Em Workspace, por vezes a aplicação tem de ser autorizada por um administrador — é uma regra da sua organização e não nossa. A partir daí a configuração é uma conversa.
Onde isto aparece
Casos em que é no correio que vivem os compromissos e os documentos.