Google Calendar e agentes de IA
Para um explicador, um barbeiro, uma clínica ou um consultor por conta própria, a agenda é o negócio. O agente segura a marcação: confirma, remarca, vê uma sobreposição antes do cliente e manda o lembrete que transforma uma marcação numa presença. As horas que você guarda para si continuam suas.
O que um agente faz no Google Calendar
- Confirma a marcação e cria o evento com o nome do cliente, o serviço e a duração.
- Remarca uma sessão quando o cliente pede, propondo horas que estão mesmo livres.
- Vê a sobreposição antes do cliente: duas pessoas à mesma hora nunca chegam à porta.
- Manda o lembrete da véspera — é isso que transforma uma marcação numa presença.
- Mantém fechados os seus próprios blocos: o almoço, a deslocação entre espaços, a hora de preparação.
Processos que arrancam sozinhos
Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. Estes três são os que mais se montam à volta de uma agenda.
Um cliente pede para remarcar
Chega uma mensagem: «dá para ficar noutro dia?»
- Encontrar a marcação e perceber o que é que se está mesmo a mudar
- Propor duas ou três horas mesmo livres, e não a semana inteira
- Remarcar depois do sim do cliente e devolver-lhe a hora nova
- Entregar-lhe a si se a mudança cair na sua regra de cancelamento em cima da hora
Fica uma hora livre
Alguém cancela e abre um buraco no dia
- Ver quem tinha pedido aquela hora e ficou sem ela
- Oferecer a vaga a quem estava à espera, pela ordem dos pedidos
- Marcar o primeiro que confirmar e fechar a oferta aos restantes
A véspera
Vinte e quatro horas antes da marcação
- Reunir as marcações do dia seguinte
- Enviar a cada cliente a hora, a morada e o serviço
- Assinalar quem não respondeu, para você ver o risco de falta
- Devolver às horas livres o tempo que um cancelamento libertar
Onde o agente pára
- As marcações dos outros não são mudadas nem canceladas por iniciativa dele: os seus colaboradores têm agenda própria, e o pedido vai para eles.
- A sua disponibilidade é mostrada apenas dentro do que você abriu: horas livres, nunca o conteúdo do dia.
- Uma sobreposição é posta à vista em vez de resolvida por palpite; quem muda de hora decide você.
- Tudo o que custa dinheiro ao cliente — uma taxa por cancelar em cima da hora, uma remarcação paga — chega-lhe a si sem resposta.
FAQ
O agente vai ver a minha agenda toda?
Só os calendários que você lhe abrir — o pessoal nem precisa de ser ligado. E o que sai para um cliente não é o conteúdo do dia, são horas livres. A lista pode ser alterada a qualquer momento.
Ele pode marcar dois clientes à mesma hora?
Vê a agenda antes de escrever, por isso da parte dele não. Uma marcação feita fora do calendário — ao telefone, ao balcão — ainda assim pode chocar: nesse caso assinala a sobreposição em vez de decidir sozinho quem sai.
E se o cliente cancelar uma hora antes?
Regista o cancelamento e devolve a hora às livres. Se isso leva taxa, decide você: a sua regra fica escrita na configuração, e o agente não avança com um valor por iniciativa própria.
Somos vários, cada um com o seu calendário. Funciona?
Funciona. Lê os calendários que você partilhar e só escreve naqueles que lhe abriu para isso. As marcações dos outros ficam intactas: uma remarcação é pedida a quem as tem.
Onde isto aparece
Casos em que o Google Calendar carrega parte do processo.
Gerir as redes de uma barbearia quando é você que está na cadeira
O problema não é não saber escrever publicações. É que entre cortes não há tempo nem cabeça. Aqui está o que sai por completo do seu dia e o que fica como uma aprovação semanal.
Ler a análise →Explicações e educaçãoComo um explicador deixa de perder pedidos que chegam a meio das aulas
O pedido chega ao WhatsApp enquanto está a dar explicações. Quatro dias depois já é de outro. Aqui está o que sai do seu dia e porque é que, neste ofício, a rapidez da resposta vale mais do que qualquer publicidade.
Ler a análise →