Google Drive e agentes de IA
O Google Drive é a pasta onde vive o «final_v2_FINAL_client_approved», com outros três ficheiros de nome quase igual mesmo ao lado. O agente trabalha nas pastas que você lhe partilhou: arruma o que chega com um nome que ainda vai encontrar daqui a seis meses e diz-lhe qual é a versão que conta, em vez de o deixar deduzi-lo pela data da última alteração.
O que um agente faz no Google Drive
- Trabalha nas pastas que você lhe partilhou, e em mais nenhum sítio da unidade.
- Responde à pergunta de qual é a versão que conta pelo rasto, não pelo nome do ficheiro.
- Arruma o que chega: na pasta certa e com um nome que se encontra à procura dele.
- Anda de olho nos links de partilha: a quem está aberto um ficheiro e desde quando.
- Repara no que está prestes a perder-se: o ficheiro que ninguém abre desde que o projecto acabou.
Processos que arrancam sozinhos
Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. No Google Drive, essa condição vem do próprio armazenamento: um ficheiro cai numa pasta partilhada, um link segue para um cliente, um projecto fecha.
Um ficheiro cai numa pasta partilhada
Alguém deixa um ficheiro numa pasta partilhada
- Perceber a que projecto e a que fase é que pertence
- Passá-lo para a pasta certa e mudar-lhe o nome pela sua regra
- Confrontá-lo com o que já está ao lado: versão nova ou duplicado
- Perguntar-lhe quando o ficheiro por si só não diz para onde vai
Segue um link para o cliente
Um ficheiro ou uma pasta é partilhado por link com um cliente
- Confirmar que o que está aberto é aquilo que queria abrir
- Avisar quando o acesso vai mais longe do que era preciso: qualquer pessoa com o link em vez de quem o recebeu
- Registar quem recebeu o link e quando, para haver onde consultar
- Entregar-lhe a lista dos links abertos sem mexer no acesso de ninguém
Um projecto fecha
Um projecto passa ao estado de concluído
- Juntar os ficheiros finais numa pasta e dar-lhes nomes que se encontrem
- Listar os links que ficaram abertos depois da entrega
- Assinalar os ficheiros que ninguém abre desde que o projecto acabou
- Entregar-lhe a lista: o que fechar, o que guardar, o que arquivar
Onde o agente pára
- Trabalha nas pastas que você lhe partilhou. O resto da unidade não existe para ele.
- Não apaga nada nem escreve por cima de nada: uma versão nova fica ao lado da antiga, não em cima dela.
- Assinala-lhe um link de partilha aberto de mais, mas não altera em silêncio o acesso dos outros.
- Quando um ficheiro tem dados pessoais ou algo que o cliente considera seu, o que pode ser partilhado é decisão sua.
FAQ
O agente fica com acesso a toda a minha unidade?
Não. O acesso dá-se pasta a pasta: você partilha pastas concretas e passa a ser visível o que está dentro delas. O agente vê exactamente o que a conta ligada vê, nem um ficheiro a mais. Essa lista pode ser alterada a qualquer momento.
Ele vai arrumar tudo e apagar os duplicados?
Não, apagar não é trabalho dele. Arruma o que chega e assinala o que lhe parece um duplicado, mas a escolha entre dois ficheiros quase iguais fica consigo. Arrumar a seu critério é a maneira mais rápida de perder a versão certa.
Como é que ele sabe qual é a versão que conta?
Pelo nome não: um «FINAL» no título não quer dizer nada. Olha para o que foi carregado por último, para onde apontava o link enviado ao cliente e de que ficheiro se falava na aprovação. Quando não há rasto, diz que não consegue determinar, em vez de escolher por si.
Isto funciona com uma unidade partilhada ou só com a minha?
Com as duas — a diferença está em quem dá o acesso. As suas pastas partilha-as você; uma pasta de uma unidade partilhada é aberta por quem a administra. Daí para a frente a configuração faz-se por conversa, sem mexer em permissões à mão.
Onde isto aparece
Casos em que o Google Drive carrega parte do processo.