HubSpot e agentes de IA
Um CRM vale aquilo que alguém se dá ao trabalho de lá escrever, e ninguém se dá a esse trabalho. O agente regista como acabou mesmo uma chamada ou um e-mail, repara no negócio que não se mexe há três semanas e põe-lhe à frente o seguimento que você nunca chegou a escrever.
O que um agente faz no HubSpot
- Regista no negócio certo como terminou uma chamada ou uma troca de mensagens, com aquilo que foi mesmo dito.
- Acompanha o funil e mostra os negócios que estão numa fase há mais tempo do que é habitual.
- Completa a ficha com o que já lhe chegou: empresa, função, origem do pedido.
- Prepara a mensagem seguinte: o que foi prometido, para quando, e o que ficou em aberto.
- Assinala o contacto que se calou, com a data da última resposta a sério.
Processos que arrancam sozinhos
Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. Estes três são os que se montam mais vezes.
Um negócio deixa de andar
Um negócio está há 14 dias na mesma fase
- Ir buscar a última troca de mensagens e a última nota de chamada
- Perceber se é uma espera normal ou se a conversa simplesmente morreu
- Escrever a mensagem seguinte: o que foi prometido, por quem, para quando
- Entregá-la a si para aprovar — sem isso não sai nada
Entra um contacto novo
Chega ao HubSpot um contacto novo pelo formulário ou pelo correio
- Verificar se a empresa ou o contacto já existem, e dizê-lo em vez de juntar fichas
- Acrescentar o que o próprio pedido dá: empresa, função, de onde veio
- Atribuir o responsável pela regra que você definiu
- Preparar a primeira resposta para você a enviar
Acaba uma reunião
Termina uma chamada ou uma reunião do calendário
- Registar no negócio, na hora seguinte, aquilo que ficou combinado
- Anotar o passo seguinte e a data, se alguma foi dita
- Assinalar o negócio se não ficou combinado passo nenhum
Onde o agente pára
- O agente regista e prepara. Quanto vale um negócio e quando se fecha é um juízo, e esse fica consigo.
- Ao cliente não escreve por iniciativa própria: o rascunho espera pela sua aprovação, por mais evidente que pareça.
- Não inventa um passo seguinte. Se não ficou nada combinado, é isso mesmo que escreve — não ficou nada combinado.
- Não apaga nem junta fichas: um contacto mal juntado quase não se volta a separar, por isso os duplicados chegam-lhe em lista.
FAQ
O agente vai mexer nos nossos dados no HubSpot?
Acrescenta aquilo que você o deixar acrescentar: notas de chamada, actividade, campos em falta numa ficha. A fase e o valor do negócio não lhes toca — esse juízo é seu. Apagar e juntar registos está simplesmente fora do alcance dele.
O nosso CRM já é uma desarrumação, cheio de duplicados. Ele arruma aquilo?
Mostra-lho: encontra empresas e contactos que parecem ser o mesmo e traz-lhos em lista, com a razão por que o pensa. A decisão de juntar é sua, porque uma ficha mal juntada já não se separa depois.
Temos de refazer o funil por causa do agente?
Não. Ele trabalha com as suas fases e as suas propriedades tal como estão. Só precisa de uma regra sua: ao fim de quantos dias numa fase é que um negócio conta como parado.
É preciso um administrador do HubSpot para ligar isto?
Para o acesso ao portal, sim — as permissões são dadas por um administrador, e até onde vai esse acesso é você que decide. A partir daí a configuração é uma conversa, sem tokens nem permissões para acertar à mão.
Onde isto aparece
Casos em que o HubSpot carrega parte do processo.