Agente de IA para la recepción de documentos
Los documentos llegan como le viene bien a quien los manda: un tique fotografiado con mala luz, un contrato en PDF, los archivos originales en un comprimido, un consentimiento firmado en foto. El agente los recoge en la puerta, averigua qué es cada uno, lo deja donde después vas a buscarlo y reclama lo que todavía falta.
Qué hace un agente de documentos
- Recoge los documentos allí donde la gente los manda: el chat, el correo, una carpeta compartida.
- Averigua qué tiene delante — un tique, una factura, un contrato, un archivo original, un consentimiento firmado.
- Los archiva por cliente, proyecto y periodo, siguiendo las reglas de nombres que ya usas.
- Ve lo que falta en un conjunto y se lo pide a quien lo debe.
- Marca cuál es la versión vigente sin tocar las anteriores.
Procesos que arrancan solos
Un playbook no es un botón: es un proceso con una condición que lo dispara. Estos tres son los que más se montan alrededor de los documentos que entran.
Un documento cae en el chat
Un cliente suelta en la conversación la foto de un tique o un PDF, sin decir nada
- Averiguar de qué tipo de documento se trata y sacar sus datos
- Establecer a qué cliente, proyecto y periodo pertenece
- Archivarlo con un nombre por el que alguien lo vaya a encontrar
- Lo que no se lea con seguridad se aparta con una pregunta, nunca se adivina
Un documento prometido no ha llegado
Ha pasado la fecha en la que el documento tenía que llegar y no ha entrado nada
- Comprobar que no ha entrado por otra vía ni está ya en la carpeta
- Reunir en una sola lista todo lo que falta de ese cliente
- Mandar una única petición en lugar de tres por separado
- Insistir una vez en el plazo acordado y pasártelo a ti si sigue el silencio
Un archivo nuevo contradice al que ya está
Llega un documento que no cuadra con el ya archivado: otro importe, otra fecha, otra versión del diseño
- No sobrescribir: dejarlo al lado y conservar los dos
- Enseñar en qué se diferencian exactamente las dos versiones
- Parar todo lo que dependa de ese documento
- Dejarte a ti la decisión de cuál es la que vale
Dónde se detiene el agente
- Un documento que no lee con seguridad no se adivina: se aparta con una pregunta concreta.
- No decide la calificación legal ni contable de un documento: archiva y señala, y quien interpreta es el profesional.
- Donde hace falta un consentimiento firmado o una autorización, su ausencia detiene el proceso en vez de esquivarse.
- No se borra ni se sobrescribe nada: la versión nueva se pone al lado de la vieja, nunca encima.
- Lo que un documento significa, y lo que se deriva de él, sigue siendo del profesional. El agente solo responde de que aparezca y esté en su sitio.
FAQ
¿Qué hace con un tique fotografiado a oscuras y torcido?
Coge lo que se lee con claridad y se para en el resto. Un importe que se ve a medias no lo reconstruye por contexto: el documento va a un montón aparte con una pregunta concreta — no se lee el importe, no se ve la fecha. Un minuto de tu atención cuesta menos que una cifra mal apuntada.
¿Va a registrar él mismo los documentos en la contabilidad?
Los deja en el estado de «archivado, y esto es lo que falta». La calificación — a qué gasto corresponde, si cae dentro del periodo — sigue siendo del contable. El agente enseña de dónde ha salido cada campo, para que revisarlo sean minutos y no una tarde entera.
¿Va a sobrescribir o a perder mis archivos?
No. La versión nueva se coloca al lado de la vieja y no encima, y no se borra nada. Ordenar según su propio criterio es la forma más rápida de perder la versión que hacía falta, así que el agente se limita a archivar y a marcar cuál está vigente.
¿Hace falta montar un almacenamiento nuevo para esto?
No. El agente trabaja dentro de la estructura de carpetas que ya tienes y repite tus reglas de nombres. Mudarse a otro sitio es una decisión aparte, y es tuya, no suya.
Dónde se ve esto
Casos en los que recibir los documentos quita la mayor parte del papeleo de la tarde.
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