Google Drive et les agents IA
Google Drive, c'est le dossier où vit « final_v2_FINAL_client_approved », entouré de trois fichiers au nom presque identique. L'agent travaille dans les dossiers que vous lui avez partagés : il range ce qui arrive sous un nom que vous retrouverez dans six mois, et il vous dit quelle version fait foi au lieu de vous laisser la déduire des dates de modification.
Ce qu'un agent fait dans Google Drive
- Il travaille dans les dossiers que vous lui avez partagés, et nulle part ailleurs sur le disque.
- Il répond à la question « laquelle est la bonne » à partir de la trace, pas du nom du fichier.
- Il range ce qui arrive : le bon dossier, et un nom qui se retrouve en le cherchant.
- Il garde un œil sur les liens de partage : à qui un fichier est ouvert, et depuis quand.
- Il repère ce qui est en train de se perdre : le fichier que personne n'a rouvert depuis la fin du projet.
Les processus qui se déclenchent seuls
Un playbook n'est pas un bouton : c'est un processus avec une condition qui le déclenche. Dans Google Drive, cette condition vient du stockage lui-même : un fichier arrive dans un dossier partagé, un lien part chez un client, un projet se termine.
Un fichier arrive dans un dossier partagé
Quelqu'un dépose un fichier dans un dossier partagé
- Établir à quel projet et à quelle étape il se rattache
- Le déplacer dans le bon dossier et le renommer selon votre règle
- Le confronter à ce qui est déjà à côté : nouvelle version ou doublon
- Vous demander quand rien dans le fichier ne dit où il va
Un lien part chez le client
Un fichier ou un dossier est partagé par lien avec un client
- Vérifier que ce qui est ouvert est bien ce que vous vouliez ouvrir
- Signaler quand l'accès va plus loin que nécessaire : tout le monde avec le lien plutôt que le destinataire
- Noter qui a reçu le lien et quand, pour qu'il y ait un endroit où le vérifier
- Vous remettre la liste des liens ouverts sans toucher à l'accès de personne
Un projet se termine
Un projet passe au statut terminé
- Rassembler les fichiers finaux dans un dossier et les nommer pour qu'ils se retrouvent
- Lister les liens restés ouverts après la livraison
- Marquer les fichiers que personne n'a ouverts depuis la fin du projet
- Vous remettre la liste : ce qu'on ferme, ce qu'on garde, ce qu'on archive
Là où l'agent s'arrête
- Il travaille dans les dossiers que vous lui avez partagés. Le reste du disque n'existe pas pour lui.
- Il ne supprime rien et n'écrase rien : une nouvelle version se pose à côté de l'ancienne, pas dessus.
- Un lien de partage trop large, il vous le montre — il ne modifie pas en silence l'accès des autres.
- Quand un fichier contient des données personnelles ou ce qu'un client considère comme sien, ce qui peut être partagé reste votre décision.
FAQ
L'agent aura-t-il accès à tout mon disque ?
Non. L'accès se donne dossier par dossier : vous partagez des dossiers précis, et ce qu'ils contiennent devient visible. L'agent voit exactement ce que voit le compte connecté, pas un fichier de plus. Cette liste, vous la modifiez quand vous voulez.
Va-t-il faire le ménage et supprimer les doublons ?
Non, supprimer ne fait pas partie de son travail. Il range ce qui arrive et signale ce qui lui paraît être un doublon, mais le choix entre deux fichiers presque identiques vous revient. Ranger à sa main est le moyen le plus rapide de perdre la bonne version.
Comment sait-il quelle version fait foi ?
Pas par le nom du fichier : un « FINAL » dans le titre ne veut rien dire. Il regarde ce qui a été déposé en dernier, vers quoi pointait le lien envoyé au client, et de quel fichier il était question au moment de la validation. Quand la trace manque, il dit qu'il ne peut pas trancher plutôt que de choisir à votre place.
Est-ce que cela marche avec un Drive partagé ou seulement avec le mien ?
Avec les deux — la différence tient à qui donne l'accès. Vos dossiers, vous les partagez vous-même ; un dossier d'un Drive partagé est ouvert par la personne qui l'administre. Ensuite la configuration se fait par conversation, sans manipulation de droits à la main.
Là où cela intervient
Des déroulés où Google Drive porte une partie du processus.