Agente de IA para a recepção de documentos

Os documentos chegam da maneira que dá jeito a quem os envia: um talão fotografado com má luz, um contrato em PDF, os ficheiros originais dentro de um arquivo, um consentimento assinado em fotografia. O agente recebe-os à entrada, percebe o que é cada um, arruma-o onde você o vai depois procurar e cobra o que ainda falta.

O que faz um agente de documentos

Recebe os documentos onde as pessoas os enviam: a conversa, o correio, uma pasta partilhada.
Percebe o que tem à frente — um talão, uma factura, um contrato, um ficheiro original, um consentimento assinado.
Arquiva por cliente, projecto e período, seguindo as regras de nomes que já usa.
Vê o que falta num conjunto e pede o resto a quem o deve.
Assinala qual é a versão em vigor, sem mexer nas anteriores.

Processos que arrancam sozinhos

Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. Estes três são os que mais se montam à volta dos documentos que entram.

Um documento cai na conversa

Um cliente larga no fio a fotografia de um talão ou um PDF, sem dizer nada

Perceber de que tipo de documento se trata e retirar os seus dados
Determinar a que cliente, projecto e período pertence
Arquivá-lo com um nome pelo qual alguém o volte a encontrar
O que não se lê com segurança fica de lado com uma pergunta, nunca é adivinhado

Um documento prometido não chegou

Passou o prazo em que o documento devia ter chegado e não entrou nada

Verificar se não entrou por outra via nem está já na pasta
Reunir numa única lista tudo o que falta desse cliente
Enviar um único pedido em vez de três separados
Insistir uma vez no prazo combinado e entregar-lhe o assunto se o silêncio se mantiver

Um ficheiro novo contraria o que já está

Chega um documento que não bate certo com o já arquivado: outro valor, outra data, outra versão do desenho

Não sobrepor: colocá-lo ao lado e guardar os dois
Mostrar em que é que as duas versões diferem
Parar tudo o que dependa desse documento
Deixar-lhe a si a decisão sobre qual é a versão que vale

Onde o agente pára

Um documento que não consegue ler com segurança nunca é adivinhado: fica de lado com uma pergunta concreta.
Não decide a qualificação legal nem contabilística de um documento: arquiva e assinala, e quem interpreta é o profissional.
Onde é preciso um consentimento assinado ou uma autorização, a sua falta pára o processo em vez de ser contornada.
Nada é apagado nem sobreposto: a versão nova fica ao lado da antiga, nunca por cima.
O que um documento significa, e o que dele decorre, continua a ser do profissional. O agente só responde por uma coisa: que o documento apareça e esteja no sítio certo.

Ver nos seus próprios documentosConfiguração por conversa, 15–30 minutos

FAQ

O que faz ele com um talão fotografado no escuro e torto?

Fica com o que se lê com clareza e pára no resto. Um valor meio visível não é reconstruído pelo contexto: o documento vai para uma pilha à parte com uma pergunta concreta — não se lê o valor, não se vê a data. Um minuto da sua atenção fica mais barato do que um número lançado errado.

Ele próprio lança os documentos na contabilidade?

Leva-os ao estado de «arrumado, e é isto que falta». A qualificação — a que despesa pertence, se cai dentro do período — continua a ser do contabilista. O agente mostra de onde veio cada campo, para que a verificação demore minutos e não uma noite.

Ele vai sobrepor ou perder os meus ficheiros?

Não. A versão nova é colocada ao lado da antiga e não por cima, e não se apaga nada. Arrumar por critério próprio é a forma mais rápida de perder a versão de que se precisava, por isso o agente limita-se a arquivar e a assinalar qual está em vigor.

É preciso montar um novo armazenamento para isto?

Não. O agente trabalha dentro da estrutura de pastas que já tem e repete as suas regras de nomes. Mudar para outro sítio é uma decisão à parte, e é sua, não dele.

Onde isto aparece

Casos em que receber os documentos tira a maior parte da arrumação ao fim do dia.

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