Trello e agentes de IA
Um quadro monta-se numa noite e ainda tem bom aspecto durante a primeira semana. Meio ano depois estão catorze cartões em «Em curso», metade são títulos sem nada por baixo e ninguém se lembra do que falta fazer em cada um. O agente trabalha nos quadros que você lhe abrir e mantém-nos honestos: um cartão deve descrever o trabalho que falta, e o que está parado deve ver-se sem ninguém ter de o ir procurar.
O que um agente faz no Trello
- Trabalha nos quadros que você lhe abriu, e não espreita os restantes.
- Faz um cartão a sério a partir de um pedido de duas linhas: o título é um resultado, a descrição guarda o que se sabe e a checklist o que falta.
- Traz à vista os cartões que estão numa coluna há mais tempo do que o prazo que você definiu.
- Confronta o título de um cartão com a sua checklist e diz quando os dois deixaram de coincidir.
- Faz a revisão do quadro: o que está parado, o que não tem responsável, o que parece terminado e nunca foi fechado.
Processos que arrancam sozinhos
Um playbook não é um botão — é um processo com uma condição que o faz arrancar. No Trello, essa condição vem quase sempre do próprio quadro: um cartão que deixa de andar, um pedido que entra, o dia que você reservou para a revisão.
Um cartão deixa de andar
Um cartão está numa coluna há mais tempo do que o prazo que você definiu
- Ver o que aconteceu por último no cartão, e quando
- Perguntar ao responsável, em comentário, o que falta de facto
- Reescrever a checklist de acordo com a resposta e mostrar-lhe a alteração antes de a inscrever
- Levar o cartão para a revisão se não houver resposta dentro do prazo
Um pedido passa a cartão
Chega um pedido que devia dar origem a um cartão
- Perceber que resultado está a ser pedido, e não que assunto foi nomeado
- Escrever o título como esse resultado e montar a descrição com o que se sabe
- Listar à parte o que falta para se poder começar
- Deixar o cartão na coluna de entrada sem responsável — a coluna e a data ficam consigo
A revisão do quadro
O dia da semana que você reservou para rever o quadro
- Reunir os cartões sem movimento, sem responsável e sem data
- Assinalar aqueles em que o título e a checklist dizem coisas diferentes
- Propor o que fechar ou arquivar — em lista, não em acção
Onde o agente pára
- Não define prioridades: o que é mais importante decide você; ele mostra o que se passa, não o ordena.
- Não reatribui o cartão de outra pessoa: mudar de responsável é primeiro uma pergunta e ainda não uma acção.
- Um cartão que não consegue escrever com clareza volta para si como pergunta e não como suposição.
- O quadro só é verdadeiro na medida em que as pessoas o mantêm; e quando o agente deduz em vez de ler, di-lo.
FAQ
O agente vai mexer nos meus cartões e arquivá-los?
Mover, só onde você o autorizou e só por uma regra que definiu você mesmo. Arquivar, não: traz-lhe a lista do que parece terminado e espera. O arquivo do Trello recupera-se, mas um cartão que ninguém volta a encontrar custa mais do que uma linha a mais na revisão.
É preciso abrir-lhe todos os quadros?
Não. No Trello o acesso dá-se quadro a quadro: você abre os que quiser e os restantes não existem para o agente. Essa lista pode ser alterada a qualquer momento.
O nosso quadro é levado de forma solta: metade das colunas não quer dizer nada e quase não há prazos. Isto funciona à mesma?
Sim, e normalmente é aí que se começa. O agente precisa de duas coisas suas: que coluna significa «em curso» e quanto tempo um cartão pode ficar lá. Etiquetas, datas e modelos podem vir depois, se alguma vez os quiser.
E se o título disser uma coisa e a checklist outra?
Mostra-lhe a diferença e pergunta qual delas vale, em vez de escolher. Quase nunca é um erro: é trabalho que mudou pelo caminho, e isso só sabe quem o está a fazer.
Onde isto aparece
Casos em que o Trello carrega parte do processo.