Tâches, projets et playbooks
Le travail prend trois formes. Une tâche, c'est du travail en train de se faire. Un projet, c'est du travail avec une fin. Un playbook, c'est du travail qui se répète.
Les trois s'accrochent aux objectifs, et choisir la forme relève surtout du bon sens. Mais cela change ce que les agents en font, alors cinq minutes ne sont pas de trop.
Tâches : l'unité d'exécution
Une tâche a un statut, un responsable et, le plus souvent, un lien vers le projet ou l'objectif qu'elle sert. Le responsable peut être un agent ou vous — certaines tâches sont les vôtres parce que vous seul pouvez les faire, et un agent le dira au lieu de faire semblant.
Les tâches plus grosses portent des étapes, pour que l'avancement se voie avant que tout soit fini. Les statuts sont les habituels, et deux méritent l'œil. En attente de validation signifie qu'un agent s'est arrêté et vous a déposé quelque chose dans la boîte de réception. Bloqué signifie qu'il ne peut pas continuer et a écrit pourquoi : un outil non connecté, une question sans réponse, quelque chose hors de sa portée.
L'essentiel du travail délégué devient une tâche sans que vous le demandiez. C'est le principe : le chat est la conversation, la tâche est la trace — là où le résultat s'accroche et où vit l'historique.
Projets : du travail avec une fin
Un projet, c'est un lancement, un site, une migration, un livre : quelque chose de fini, avec des livrables, des risques et un ensemble de tâches. Il nomme d'ordinaire l'objectif qu'il sert.
Créez-en un quand le travail a assez de pièces mobiles pour qu'une liste plate perde le fil. N'en créez pas pour un après-midi de travail — c'est une tâche, et un projet autour n'est que du cérémonial.
Ce qu'un projet apporte d'utile à un agent, c'est la possibilité de demander tout seul « et ensuite ? ». Quand une tâche se termine, le projet dit quelle devrait être la suivante.
Playbooks : le travail qui se répète
Un playbook est une procédure écrite que l'agent suit : le rapport hebdomadaire, l'accueil d'un nouveau client, le rapprochement mensuel, la relecture éditoriale. Il contient les étapes et garde la trace de chaque exécution.
Le moment d'en créer un, c'est juste après un travail réussi. Demandez-le tant que les détails sont frais et l'agent écrira la procédure à partir de ce qu'il a réellement fait, plutôt que d'une idée générale de la façon dont on fait ces choses. « Transforme ce que tu viens de faire en playbook » suffit comme demande.
C'est là que les intérêts composent. Les agents exécutent les playbooks d'eux-mêmes pendant un heartbeat, si bien qu'un travail fait une fois à la main devient un travail qui arrive le mardi sans que personne ait à y penser.
Jetez un œil à l'historique de temps en temps. Un playbook qui échoue toujours à la même étape contient d'ordinaire une instruction périmée, ou réclame un outil non connecté.
Quelle forme me faut-il ?
Cela se fait maintenant et ce sera terminé — une tâche.
Cela a une fin, mais assez de pièces pour mériter un plan — un projet.
Cela reviendra sous la même forme — un playbook. Et si vous n'êtes pas sûr que cela revienne, faites-le une fois en tâche et transformez-le en playbook la deuxième fois que vous le redemandez.
Garder la pile honnête
Clôturez ce qui est fini. Un espace rempli de tâches achevées en silence il y a trois semaines transforme chaque état des lieux en mensonge — et les agents lisent les mêmes fiches.
Demandez un ménage quand cela devient lourd : « qu'est-ce qui est périmé ici ? » Cela coûte un message, et l'agent devra lire les fiches de toute façon.