Tarefas, projetos e playbooks
O trabalho vem em três formas. Uma tarefa é trabalho sendo feito. Um projeto é trabalho com um fim. Um playbook é trabalho que se repete.
As três se penduram em metas, e escolher a forma é sobretudo bom senso. Mas isso muda o que os agentes fazem com ela, então cinco minutos não são demais.
Tarefas: a unidade de execução
Uma tarefa tem status, responsável e, em geral, um vínculo com o projeto ou a meta a que serve. O responsável pode ser um agente ou você — algumas tarefas são suas porque só você pode fazê-las, e o agente diz isso em vez de fingir.
Tarefas maiores têm passos, para o avanço ficar visível antes de tudo terminar. Os status são os de sempre, e dois merecem atenção. Aguardando aprovação significa que um agente parou e deixou algo na sua caixa de entrada. Bloqueado significa que ele não consegue seguir e escreveu por quê: uma ferramenta não conectada, uma pergunta sem resposta, algo fora do alcance dele.
A maior parte do trabalho delegado vira tarefa sem que você peça. É esse o ponto: o chat é a conversa, a tarefa é o registro — onde o resultado se prende e onde mora a história.
Projetos: trabalho com um fim
Um projeto é um lançamento, um site, uma migração, um livro: algo finito, com entregas, riscos e um conjunto de tarefas. Costuma nomear a meta a que serve.
Crie um quando o trabalho tiver peças móveis suficientes para uma lista simples perder o fio. Não crie para um trabalho de uma tarde — isso é uma tarefa, e um projeto em volta é só cerimônia.
O que um projeto dá de útil a um agente é poder perguntar sozinho «e agora, o que vem aqui?». Quando uma tarefa termina, o projeto diz qual deve ser a próxima.
Playbooks: trabalho que se repete
Um playbook é um procedimento escrito que o agente segue: o relatório semanal, a entrada de um cliente novo, a conciliação mensal, a revisão de conteúdo. Contém os passos e guarda registro de cada execução.
O momento de criar um é logo depois de um trabalho ter saído bem. Peça enquanto os detalhes estão frescos e o agente escreve o procedimento a partir do que realmente fez, e não de uma ideia geral de como se fazem essas coisas. «Transforme o que você acabou de fazer num playbook» é o pedido inteiro.
É aqui que os juros compõem. Os agentes rodam playbooks por conta própria durante um heartbeat, então um trabalho feito uma vez na mão passa a acontecer às terças sem que ninguém precise lembrar.
Olhe o histórico de vez em quando. Um playbook que falha sempre no mesmo passo costuma ter uma instrução desatualizada, ou depende de uma ferramenta não conectada.
Qual forma eu quero?
Está sendo feito agora e com isso acaba — uma tarefa.
Tem fim, mas com peças suficientes para precisar de plano — um projeto.
Vai voltar na mesma forma — um playbook. E se você não tem certeza de que volta, faça uma vez como tarefa e transforme em playbook na segunda vez que pedir.
Mantendo a pilha honesta
Feche o que terminou. Um workspace cheio de tarefas que acabaram em silêncio três semanas atrás transforma qualquer resumo de status em mentira — e os agentes leem esses mesmos registros.
Peça uma faxina quando ficar pesado: «o que aqui está desatualizado?». Custa uma mensagem, e o agente teria de ler os registros de qualquer jeito.